GDPR zásady společnosti

GDPR - Zásady společnosti SMARTER pro využívání a ochranu osobních dat

Ochranu soukromí a osobních údajů klienta považujeme za prvořadou povinnost. S osobními údaji nakládáme výhradně v souladu s platnou legislativou. Představujeme vám zásady, které objasňují, co děláme pro to, abychom zajistili důvěrnost a bezpečnost osobních údajů vás, našich klientů.

Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je společnost SMARTER Training & Consulting, s.r.o., zapsaná v OR Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 91792, se sídlem Praha - Strašnice, Vilová 3194/8, PSČ 100 00, IČO: 267 584 91.
Kontaktní údaje správce pro oblast ochrany osobních údajů: e-mail smarter@smarter.cz, telefon +420 226 218 888, adresa SMARTER, Vilová 8, Praha 10, PSČ 100 00.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Společnost SMARTER Training & Consulting, s.r.o. nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, protože podle vyhodnocení nespadá mezi subjekty, které mají tuto povinnost podle čl. 37 GDPR. Zpracování osobních údajů neprovádí jako orgán veřejné moci nebo veřejný subjekt, její hlavní činnost nespočívá v rozsáhlém pravidelném a systematickém monitorování subjektů údajů a standardně neprovádí rozsáhlé zpracování zvláštních kategorií osobních údajů ani údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů.
Kontaktním místem pro otázky týkající se ochrany osobních údajů je správce, kterého lze kontaktovat na e-mailu: smarter@smarter.cz.

Jaké osobní údaje klienta shromažďujeme a zpracováváme a za jakým účelem?
Výlučně jen údaje sloužící k řádné realizaci smluvního vztahu. Konkrétně:

• Osobní údaje sloužící k identifikaci klienta - jméno, příjmení, podpis, u klienta-právnické osoby adresu, daňové identifikační číslo a IČO.
• Kontaktní údaje - adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa.
• Záznamy obchodní, organizační aj. komunikace s klientem.

Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem jednání o uzavření smlouvy, realizace dohodnutých služeb, vzdělávacích programů a související administrace, plnění zákonných povinností, ochrany práv a oprávněných zájmů společnosti SMARTER a komunikace s klientem.

Citlivé osobní údaje / zvláštní kategorie údajů
Společnost SMARTER standardně nezpracovává zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR, zejména údaje o zdravotním stavu, biometrické údaje, údaje vypovídající o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání nebo členství v odborech.
Pokud by v konkrétním programu účastník nebo klient takové údaje výjimečně sdělil, nebudou žádným způsobem zaznamenávány a zpracovávány, pokud pro to nebude existovat výslovný právní důvod a odpovídající nastavení ochrany těchto údajů.

Marketingová komunikace
Se souhlasem klienta a s možností okamžitého odvolání souhlasu jsou shromažďovány a zpracovávány osobní údaje za účelem marketingu:

• Zasílání newsletteru.
• Zasílání nabídek.
• Zasílání pozvánek apod.

Marketingové údaje zpracováváme pouze po dobu trvání souhlasu nebo do jeho odvolání, případně do uplatnění námitky proti zpracování pro marketingové účely.

Jak uvedená data získáváme?

• Přímo od klienta při jednání o uzavření obchodu nebo poskytnutí služby.
• Při realizaci dohodnutých služeb a programů.
• Z veřejně přístupných rejstříků, webů apod.

Forma a místo zpracování
Osobní údaje jsou zpracovávány v listinné i elektronické podobě. Elektronické zpracování probíhá v interních evidencích, e-mailové komunikaci, účetních, smluvních, organizačních a dalších provozních systémech používaných společností SMARTER. Listinné dokumenty jsou uchovávány v prostorách společnosti nebo na jiném bezpečném místě určeném správcem.
Zpracování probíhá zejména v České republice a v rámci Evropské unie / Evropského hospodářského prostoru. Pokud by některý používaný IT nástroj nebo cloudová služba znamenala předání osobních údajů mimo EU/EHP, bude takové předání realizováno pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiného vhodného mechanismu.

Jak je zajištěna ochrana osobních dat?
Osobní údaje jsou pod stálou fyzickou, elektronickou i procedurální kontrolou. Využíváme kontrolní, technické a bezpečnostními systémy, které garantují maximální možnou ochranu zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím. Osoby, které s osobními údaji klientů přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.
Přístup k osobním údajům je omezen na osoby, které jej potřebují pro výkon své pracovní nebo smluvní činnosti. Externí dodavatelé, kteří mohou mít v rámci poskytovaných služeb přístup k osobním údajům, jsou vázáni odpovídajícími smluvními závazky, mlčenlivostí a tam, kde vystupují jako zpracovatelé, také zpracovatelskou smlouvou podle GDPR.

Komu jsou osobní data poskytována?
Zásadně nejsou poskytována třetím stranám s výjimkou:

• Státních orgánů, resp. dalších subjektů v rámci plnění zákonných povinností stanovených zvláštními předpisy.
• Dalších subjektů, pokud je to nezbytné pro právní ochranu firmy, například soudům nebo soudním exekutorům. Rozsah poskytnutých osobních údajů je omezen na údaje nezbytné pro zajištění právní ochrany firmy.

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny externím dodavatelům a subdodavatelům, kteří pro společnost SMARTER zajišťují podpůrné služby. Jde zejména o oblasti IT služeb, finančního a mzdového účetnictví, daňového a právního poradenství a správy webu. Tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování dané služby a na základě odpovídajícího smluvního vztahu.

Seznam zpracovatelů osobních údajů (subdodavatelů)
Níže jsou uvedeni aktuální zpracovatelé osobních údajů doplnění podle interních podkladů SMARTER.
Zpracovatel
IČO
Účel zpracování
Kategorie zpracovávaných osobních údajů
Smlouva

Pavel Richter
42553580
IT správa serveru, správa informačních systémů a zajištění přístupu k účetnímu softwaru
Osobní údaje zaměstnanců, zákazníků a dodavatelů v rozsahu nezbytném pro správu IT infrastruktury, serverů a poskytování technické podpory
ANO

Accounting shine, s.r.o.
25629581
Vedení účetní a mzdové agendy společnosti
Identifikační, kontaktní, mzdové, daňové a další osobní údaje zaměstnanců, spolupracovníků, zákazníků a dodavatelů v rozsahu nezbytném pro vedení účetnictví a zpracování mezd
ANO

Josef Franců
69473447
Správa webových stránek
Popisné a síťové údaje: IP adresy, soubory cookies, geolokační údaje, přihlašovací údaje do systémů
ANO

Petr Bílek
05460905
Správa webových stránek
Popisné a síťové údaje: IP adresy, soubory cookies, geolokační údaje, přihlašovací údaje do systémů
ANO

Předávání osobních údajů mimo EU/EHP
Společnost SMARTER nepředává osobní údaje cíleně mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, pokud to není nezbytné pro využití konkrétní služby nebo nástroje a pokud nejsou splněny podmínky GDPR pro takové předání.

Doba uchování osobních údajů
Osobní údaje uchováváme po dobu nezbytnou k naplnění účelu, pro který byly získány, zejména po dobu jednání o uzavření smlouvy, trvání smluvního vztahu a následně po dobu potřebnou k plnění zákonných povinností, ochraně práv a oprávněných zájmů společnosti SMARTER. Účetní, daňové, smluvní a obdobné dokumenty jsou uchovávány po dobu vyžadovanou právními předpisy nebo po dobu, po kterou mohou být uplatněny právní nároky.
Běžné účetní doklady, zejména přijaté a vydané faktury, pokladní doklady a další účetní doklady, jsou uchovávány v souladu se zákonem o účetnictví. Daňové doklady pro účely DPH jsou uchovávány po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, kterého se týkají.
Mzdové listy a evidenční listy důchodového pojištění (ELDP) jsou uchovávány po dobu 45 let v souladu s příslušnými právními předpisy.
U marketingové komunikace jsou osobní údaje uchovávány do odvolání souhlasu, uplatnění námitky nebo do doby, kdy pomine účel marketingového oslovení.

Způsob archivace a zabezpečení elektronicky uchovávaných dat
Veškeré výše uvedené dokumenty jsou uchovávány především v elektronické podobě. Jsou uloženy zejména v těchto systémech: Digitoo AI, Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive, Exchange Online, Teams), Salesforce a účetní informační systém Stormware POHODA provozovaný na vlastním serveru společnosti umístěném v sídle firmy.
Digitoo AI slouží ke zpracování a archivaci účetních dokladů. Data jsou bezpečně uložena v cloudové infrastruktuře Microsoft Azure, přičemž jejich geografické uložení i zpracování je omezeno na území Evropy, v souladu s požadavky GDPR.
Microsoft 365 slouží k ukládání, sdílení a správě dokumentů a komunikace. Přístup k datům je řízen prostřednictvím uživatelských účtů a přidělených oprávnění. Data jsou ukládána v datových centrech společnosti Microsoft v regionu Evropská unie / EHP.
Salesforce slouží jako systém pro správu obchodních příležitostí a vztahů se zákazníky (CRM). Data jsou ukládána buď ve vlastních datových centrech společnosti Salesforce, nebo v infrastruktuře Hyperforce. Pro evropské zákazníky jsou data standardně ukládána v datových centrech umístěných v Evropské unii.
Účetní informační systém Stormware POHODA je provozovaný na vlastním serveru společnosti umístěném v sídle firmy.
Vlastní server společnosti je umístěn v zabezpečených prostorách sídla firmy, chráněných elektronickým zabezpečovacím systémem s napojením na výjezdovou bezpečnostní službu. Přístup k serveru i uloženým datům mají pouze oprávněné osoby.
Listinné dokumenty obsahující osobní údaje jsou uchovávány v uzamykatelných prostorách v sídle společnosti. Přístup k nim mají pouze oprávněné osoby a dokumentace je chráněna před neoprávněným přístupem, ztrátou, poškozením nebo zneužitím.

Jaká jsou práva klientů z hlediska ochrany jejich osobních dat?
Plně jsou respektována práva subjektu osobních údajů daná Nařízením GDPR, články 15 - 22 včetně práva být informovaný, práva na přístup, na opravu, na výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost, vznést námitku až po obrácení se na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Subjekt údajů má rovněž právo kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu; odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

Kde lze získat další informace a uplatnit případné námitky?
Uplatnit svá práva či případné námitky proti zpracování osobních údajů, odvolat udělený souhlas, změnit jeho rozsah či požádat o výpis lze některým z následujících způsobů:

• E-mailovou zprávou na: smarter@smarter.cz.
• Zavoláním na informační linku +420 226 218 888.
• Písemně na adresu společnosti SMARTER, Vilová 8, Praha 10, PSČ 100 00.
• Odvolat udělený souhlas, popřípadě jej potvrdit lze pomocí elektronického odkazu v zasílaných dokumentech.

Tyto zásady jsou veřejně přístupné na internetových stránkách https://www.smarter.cz/
S pravidly zpracování osobních údajů a jejich ochrany je klient seznámen při uzavírání smluvního vztahu nebo jsou přímo dodatkem smlouvy.